Secrétaire générale / Secrétaire général et responsable des cours (H/F/D)

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Aktualisiert vor 3 Tagen

Institut français d'Allemagne

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

L’Institut français de Brême recherche une / un secrétaire générale / général et responsable des cours.

Missions

Sous l’autorité du directeur de l’IFA et de la directrice déléguée de l’antenne de Brême, la/le secrétaire générale / général, responsable des cours travaille en étroite collaboration avec les services de l’Institut français d’Allemagne à Berlin : secrétariat général fédéral, agence comptable et service fédéral des cours.

La /le secrétaire général(e) / responsable des cours exerce sa polyvalence sur 3 grands domaines d'activité :
- gestion budgétaire et administrative de l’antenne de Brême,
- gestion des ressources humaines locales,
- coordination de l’activité de cours et participation à la gestion des examens.

**La secrétaire générale / le secrétaire général de l’antenne, garante/garant de l´équilibre budgétaire de la structure, assure la gestion budgétaire et comptable, ainsi que le fonctionnement de l'établissement sur les plans logistique, matériel et administratif, sous le contrôle du secrétariat général de l’IFA à Berlin.

• Préparation du budget initial de l’antenne, élaboration des budgets rectificatifs de l’antenne, mise en place d’outils d’optimisation de gestion, analyse des comptes budgétaires et suivi des tableaux de bord.
• Mise en œuvre des crédits de l’antenne répartis par secteur d´activité (secrétariat général, cours de français et certifications, linguistique, programmation culturelle, médiathèque) ; contrôle des dépenses et recettes ; Contrôle et suivi des factures.
• Gestion des ressources humaines, en soutien à la direction déléguée de l’antenne et en lien avec le secrétariat général de l’IFA : coordination et encadrement des agents, participation aux recrutements et évaluations, suivi et application de la législation locale du travail, gestion des plannings et des congés et absences, demande de remboursement et déclarations aux caisses allemandes.
• Gestion d’équipe : animation de réunion, accueil de nouveaux agents, encadrement de stagiaires, coordination ;
• Gestion logistique, matérielle et immobilière : gestion des approvisionnements de l´antenne et suivi des différents contrats de service (fluides, moyens généraux), négociation avec les différents intervenants (fournisseurs, prestataires de services), encadrement de travaux d´aménagement ;
• Mise en œuvre du plan de sécurité, gestion des risques, notamment sanitaires, et des flux de personnes, formation des agents ;
• Gestion administrative : coordination des moyens et des ressources, en lien avec le secrétariat général fédéral, appui à la rédaction des conventions de prestation et rédaction de contrats avec les prestataires extérieurs, relations avec les fournisseurs, rationalisation des achats. Suivi financier de la coopération universitaire

2. Elle/ Il est également la / le responsable des cours de l’établissement. Elle/ Il pilote et coordonne cette activité et l’offre diversifiée de l’antenne pour Brême et la Basse-Saxe et peut s’appuyer sur une équipe chargée de la gestion des cours et de l’accueil du public :

• Planification, conception et organisation des cours
• Gestion de l’offre des cours et des partenariats extérieurs (université et entreprises)
• Gestion administrative et suivi financier de la coopération universitaire, gestion du personnel en charge des cours universitaires
• Responsabilité clientèle et conseil.
• Analyse des besoins, conceptions et définitions d’offres adaptées
• Atteinte des objectifs fixés en matière de recettes de cours et prospection de nouveaux marchés pour développer les cours en entreprises
• Coordination de l’équipe des gestionnaires de cours et planification avec elle du déroulement annuel des cours ; recrutement des prestataires, animation d’équipe

Il/elle veille à la qualité de la communication et de l’accueil auprès du public:

• Coordination de l’activité de cours en lien avec le bureau des cours de l’IFA
• Coordination des examens tout public (TCF, DELF, TP, DAEFLE).
• Suivi de la performance des cours
• Représentation de l’institut auprès de ses clients.

La secrétaire générale / le secrétaire général de l’antenne veille à inscrire l’antenne dans la démarche qualité. Elle/il assure enfin une mission de coordination générale de l´action des services au regard des priorités de l´établissement, notamment sur les plans budgétaire et financier.

3. Elle/ Il est le régisseur d’avances et de recettes de l’antenne. Elle/ Il effectue à ce titre le rapprochement quotidien entre les relevés bancaires et le compte de la régie et assure une transmission mensuelle à l’agence comptable de l’IFA des états de régie.

Profil

• Issue / issu d’une formation supérieure en gestion, ressources humaines, management ou équivalent
• Expérience en gestion et comptabilité
• Fortes capacités managériales
• Connaissance de l’ingénierie du FLE
• Maîtrise du français et de l’allemand (minimum C1)
• Connaissance des procédures administratives, budgétaires et de la comptabilité publique
• Sens de l’organisation, de l’anticipation, rigueur, polyvalence
• Sens des responsabilités
• Esprit d’équipe et de coordination
• Capacité d’adaptation et forte disponibilité
• Maîtrise des outils informatiques Excel et Word