Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Was wir bieten

Uns gibt es seit 1877, Ihre Projekte hingegen sind neu und zukunftsorientiert. Sie arbeiten gerne in einem abwechslungsreichen Umfeld, in dem Organisation, Koordination und Kommunikation eine zentrale Rolle spielen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, Abläufe aktiv mitzugestalten, Verantwortung zu übernehmen und Projekte mit voranzubringen. Sie profitieren von flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einem Arbeitsumfeld, in dem Vertrauen, Eigenständigkeit und Verlässlichkeit zählen.

Als traditionell modernes Unternehmen bieten wir Ihnen ein attraktives Büro in der Bremer Überseestadt, Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten, flexible und planbare Arbeitszeiten sowie exklusive Vorteile für Mitarbeitende wie Firmenfitness, Firmenrad oder Jobticket etc.

Was Sie tun

Sie sind erste Ansprechperson in betrieblichen Belangen für Geschäftspartner:innen und Mitarbeitende. Als Teil des Teams unterstützen und beraten Sie die Geschäftsführung als unverzichtbare "rechte Hand" bei der Organisation, Koordination und Vorbereitungen von Entscheidungen. Dazu gehören:

• Kommunikation ist entscheidend. Sie übernehmen zuverlässig die interne und externe Korrespondenz. Für Anfragen von Kunden, Vorstand und Kolleg:innen sind Sie erste diskrete Ansprechperson.
• Sie sorgen dafür, dass alle Laufwerke gepflegt sind und erledigen das Dokumentenmanagement.
• Neben dem klassischen Büromanagement inklusive Reisemanagement und Rechnungsbearbeitung sorgen Sie für eine optimale Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings, Sitzungen und Tagungen.
• Sie führen Analysen und Recherchen zu Geschäftsvorhaben durch.
• Bei Ihnen laufen die Informationen zusammen. Sie erstellen Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Berichte, Statistiken und Protokolle.
• Direkter Draht zu vielen Bereichen: Sie arbeiten mit diversen Abteilungen zusammen - holen Informationen ein oder stimmen Termine ab.
• Das Tagesgeschäft ist abwechslungsreich. Ebenso die Projekte. Sie übernehmen Sonderaufgaben und arbeiten an Projekten mit.

Wen wir suchen

Das passende Know-how bringen Sie durch ein Studium mit dem Schwerpunkt BWL oder ähnlichem Hintergrund mit.

• Als Teil der BLG-Familie wissen Sie, worauf es ankommt. Sie haben bereits Erfahrung in der Projektarbeit oder in einer Assistenzfunktion gesammelt und Führungskräfte auf Managementebene unterstützt.
• Organisation liegt Ihnen, Sie arbeiten strukturiert und behalten auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick. Der sichere Umgang mit den Anwendungen von Office 365 gehört für Sie zum Arbeitsalltag.
• Ihre selbständige Arbeitsweise ist Ihre Stärke. Ihre Aufgaben priorisieren Sie klar, setzen sich feste Ziele und behalten Fristen und Vorgaben immer im Blick. Dabei bleiben Sie auch in Stresssituationen jederzeit gelassen.
• Sie arbeiten in einem sicherheitskritischen Umfeld und gehen jederzeit verantwortungsvoll und vertraulich mit Informationen um.
• Mit ihrer interkulturellen Kompetenz und ihrem diplomatischen Geschick im Umgang mit Ansprechpartnern aus sicherheitsrelevanten Organisationen und dem zivilen Umfeld treffen Sie den richtigen Ton - auf Deutsch und auf Englisch. Dabei treten Sie verbindlich, freundlich und klar auf.
• Dienst nach Vorschrift? Sie möchten mehr. Und Sie machen mehr aus Ihrem Einsatz.