Office Manager (m/w/d)

Schon einmal etwas von Firmenfitness gehört? Hansefit ist ein führender Anbieter in Deutschland in den Bereichen Fitness, Gesundheitstraining, Wellness und Schwimmen. Damit bieten wir Arbeitgebern wichtige Bausteine für das betriebliche Gesundheitsmanagement und Employer Branding. Nicht zuletzt schaffen wir damit eine bessere Life-Balance für die Mitarbeiter unserer Kunden. Hansefit schafft so ein dynamisches Wachstum in einem gesunden und zukunftsorientierten Marktumfeld. Wir nutzen alle Chancen der Digitalisierung und investieren massiv in unsere Zukunft.

Ihre Aufgaben

Deine Mission bei uns:
Für unser Office in Bremen suchen wir einen Office Manager (m/w/d) für die Dauer von zwei Jahren.
Du stellst einen reibungslosen Büroablauf sicher und bist zentrale Anlaufstelle für interne wie externe Ansprechpartner. Du verantwortest die Büroorganisation - vom Empfang und der Gästebetreuung über Post‑ und Dokumentenmanagement sowie Raum‑ und Terminplanung bis hin zu Einkauf, Fuhrpark- und Reisekoordination. Mit deiner zuverlässigen, proaktiven Arbeitsweise optimierst du Prozesse, treibst organisatorische Projekte voran und unterstützt das Team in allen administrativen Belangen.
Was du täglich tun wirst:

• Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags und Ansprechpartner für Mitarbeitende sowie externe Partner Empfang und professionelle Betreuung von Gästen
• Annahme, Sortierung und Verteilung von Post und Paketen
• Organisation und Vorbereitung von Meetings
• Verwaltung und Bestellung von Büroausstattung und Verbrauchsmaterialien; Catering-Organisation
• Pflege und Organisation der Büro-Küche (inkl. Kaffeemaschine, Geschirrspüler)
• Qualitätskontrolle der Reinigungsleistungen und Abstimmung mit Dienstleistern
• Koordination von Handwerkern, Lieferanten und sonstigen Dienstleistern
• Unterstützung im Fuhrparkmanagement (Fristen, Registrierung, Schadenmanagement) und Reisemanagement (Buchungen, Umbuchungen)
• Selbstständige Bearbeitung organisatorischer Projekte und Prozessoptimierungen
• Interne Kommunikationsschnittstelle und Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen

Ihr Profil

Was du mitbringen solltest, um bei uns erfolgreich zu sein:

• Abgeschlossene Berufsausbildung
• Erste relevante Berufserfahrung im Office Management oder vergleichbaren Aufgabenfeldern
• Führerschein Klasse B
• Zuverlässigkeit und ein Auge fürs Detail
• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise und Flexibilität bei wechselnden Anforderungen
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu organisieren und Fristen einzuhalten Dein Track Record:
• Praxis in Empfangs- und Office-Administration (Postbearbeitung, Dokumenten- und Raummanagement)
• Erfahrung in Einkauf/Beschaffung und Koordination externer Dienstleister
• Nachweisbare Erfolge in der Optimierung interner Prozesse oder Organisation von Events/Veranstaltungen
• Selbstständige Umsetzung kleiner bis mittelgroßer organisatorischer Projekte Dein Sprachprofil:
• Deutsch: fließend in Wort und Schrift (verhandlungssicher)
• Englisch: gute bis sehr gute Kenntnisse von Vorteil Dein Kompetenzprofil:
• Office-Software: MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• Kalender- und Terminplanung: Microsoft Outlook
• Dokumenten- und Datenmanagement: SharePoint
• Kommunikation & Collaboration: Teams, Slack
• Du bist ein ausgeprägtes Organisationstalent und löst Probleme proaktiv und kundenorientiert
• Du bringst Erfahrung im Umgang mit Dienstleistern sowie externen Partnern mit

Unser Angebot

Hansefit ist Teil der Epassi Group und Pionier in den Bereichen Firmenfitness sowie für digitale Prävention zur Gesundheitsförderung für Unternehmen. Wir bieten unseren Kunden zusammen mit unserer digitalen Marke fitbase ganzheitliche BGM-Lösungen für die Herausforderungen dieser Zeit - denn wir sind davon überzeugt: Moderne Unternehmen brauchen gesunde und motivierte Teams.
Patricia Kobylanska | Kontaktperson