Sekretariat für Kurse und Empfang (m/w/d)
Verbände, Vereine
Erziehung & Bildung
Verwaltung
Assistenz der Geschäftsleitung
Sekretariat
Veröffentlicht seit 1 Tag
Institut français d'Allemagne
Das Institut français Deutschland (IFA) ist die offizielle Kulturvertretung des französischen Staates und an die Französische Botschaft in Berlin angegliedert. Seit über 50 Jahren ist es auf Französischunterricht für die breite Öffentlichkeit, Unternehmen und Institutionen spezialisiert.
Aufgaben
Unter der Aufsicht der Kursleitung führt der/die Sekretär/in hauptsächlich folgende Aufgaben und Tätigkeiten aus:
Allgemein
- Empfang, Orientierung, Auskunftserteilung an das Publikum, Verwaltung und Weiterleitung der Telefonanrufe, Bearbeitung von E-Mail-Anfragen.
- Logistische und administrative Unterstützung (Bearbeitung von Dateien, Daten, gelegentlich einfache Übersetzungen ...);
- Weitergabe von Informationen über die Veranstaltungen des Instituts;
- Vereinbarung von Terminen für die Vermietung und Durchführung der Besichtigung von Räumen.
- Aktualisierung von Informationen auf der IF-Website und auf Partner-Websites.
Kurse
- Empfang und Einschreibung der Teilnehmer für die Kurse
- Administrative Betreuung der Sprachkurse: Erfassung und Aktualisierung der Kundenkarten; Überprüfung der automatischen Anmeldungen; Verfolgung der Anwesenheitslisten; Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen; Vorbereitung von Rückerstattungsunterlagen; etc.
- Überprüfung der Zahlungen; Versand von Mahnungen; Verwaltung der Antworten; Weiterleitung an den richtigen Kurs.
- Kursverwaltung aus allen internen Plattformen
- Überwachung der Rechnungsstellung für selbstständige Lehrkräfte.
- Aktualisierung und Kontrolle der Stundenpläne und des gemeinsamen Raumbelegungskalender.
- Interne Kommunikation von Informationen zu den Kursen
Anforderungsprofil
Gastfreundlichkeit, Kontaktfreundigkeit
- Diskretion, Höflichkeit, Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
- Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise
- Gute Gewandtheit im Umgang mit IT-Tools
- Sehr gute Deutschkenntnisse und solide Französischkenntnisse in Wort und Schrift
Empfohlene Jobs
Ausbildung Elektroniker:in für Betriebstechnik im Streckennetz 2027
Wir sind die Deutsche Bahn. Millionen Fahrgäste sind jeden Tag mit uns unterwegs und wir transportieren enorme Gütermengen – deutschlandweit sowie im angrenzenden Europa. Zu oft enttäuschen wir auch.…
Quereinstieg Deeskalationskraft im Sicherheitsdienst für Krankenhäuser & Einrichtungen (m/w/d)
Quereinstieg Deeskalationskraft im Sicherheitsdienst für Krankenhäuser & Einrichtungen (m/w/d) in Bremen Sicherheit schaffen. Menschen unterstützen. Zukunft gestalten. Du möchtest einen Beruf mi…
IT-Administrator (m/w/d) - Inhouse | 38 Std./Woche | Bremen
Stabile Systeme sind dein Ding? Du sorgst lieber im Hintergrund dafür, dass alles läuft, statt nur Tickets abzuarbeiten? Dann haben wir genau die richtige Inhouse-Position für dich. Für ein etab…
Oberarzt Gynäkologie und Geburtshilfe Raum Niedersachsen (m/w/d)
Für einen sehr guten Kunden - ein Klinikum der Grund- und Regelversorgung mit 100 Planbetten - suche ich zum nächstmöglichen Termin einen Oberarzt für die Gynäkologie und Geburtshilfe (m/w/d). Das Kli…
Teamassistenz (m/w/d)
SALTZ-Training hat über 20 Jahre Erfahrung im Schulungsumfeld und führt auf hohem Qualitätsniveau Schulungen in den Bereichen IT, Projektmanagement, Wissensmanagement, Persönlichkeitsentwicklung…
Lager- und Logistikkoordinator (m/w/d) - Teilzeit (15-20h/Woche) - 1KOMMA5° Bremen
1KOMMA5° Bei 1KOMMA5° verfolgen wir eine Vision: Living on wind and sunlight forever for free . Dafür bauen wir mit Heartbeat AI das Energiesystem der Zukunft. Bist du dabei? Wir bringen regional…
Lagerhelfer (m/w/d)
Verstärken Sie unser Team! Zur unbefristeten Festanstellung bei uns und für König-Einsätze bei namhaften Kunden suchen wir Dich als Lagerhelfer (m/w/d) Wir bieten Unbefristeter Arbeitsver…
Technischer Redakteur Schiffsbetriebstechnik (m/w/d)
WOFÜR WIR SIE SUCHEN Erstellung und Pflege von Betriebsführungsplänen für schiffsbezogene Anlagen und Systeme Durchführung von Bordbegehungen zum Abgleich technischer Unterlagen mit dem tatsäch…
Meister (m/w/d) Fachrichtung Zerspanungstechnik (Bremerhaven)
Meister (m/w/d) Fachrichtung Zerspanungstechnik Sie sind auf der Suche nach mehr als nur einem Job - Sie möchten einen Ort finden, an dem Ihre Fähigkeiten nicht nur gefragt, sondern auch wertgesch…
Ingenieur Maschinenbau - Schwerpunkt Kälte-, Klima- &
Ihre Aufgaben Möchten Sie die nächste Stufe in Ihrer Karriere erreichen- Bei Brunel haben Sie die Möglichkeit, sich bei namhaften Kunden kontinuierlich weiterzuentwickeln - und das branchenübergre…