Bewerbende mit Behinderungen erwünscht 👨‍🦽👨‍🦯🦻 Referent:in in der Projektsteuerung (w/d/x/m)

Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung ist eine von der Bundesrepublik Deutschland, der Freien Hansestadt Bremen und den Ländern Brandenburg, Schleswig-Holstein und Niedersachsen getragene Forschungseinrichtung mit rund 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In einem breiten multidisziplinären Ansatz betreiben wir Polar- und Meeresforschung und leisten dabei im Verbund mit zahlreichen universitären und außeruniversitären Forschungseinrichtungen einen wichtigen Beitrag zur globalen Umwelt-, Erdsystem- und Paläoklimaforschung.

Referent:in in der Projektsteuerung (w/d/x/m)

Hintergrund
Für die professionelle und erfolgreiche Projektarbeit im Bauprozess für den Neubau des Forschungseisbrechers „Polarstern II“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Referent:in für die Projektsteuerung im Bereich des Projektmanagement Office (PMO) für das Projekt „Bau Polarstern II“.

Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung (AWI) betreut als Auftraggeberin den Neubau eines multifunktionalen, eisbrechenden Polarforschungs- und Versorgungsschiffes „Polarstern II“ als Ersatz für das vorhandene Polarforschungsschiff ( FS Polarstern). In Abstimmung mit dem Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) führt das AWI den Planungs- und Beschaffungsvorgang einschließlich der Bauaufsicht des Baus durch. Hierfür hat das AWI ein Projektteam von Wissenschaftler:innen, Techniker:innen, Kaufleuten und Jurist:innen aufgebaut.

Der/die Referent:in unterstützt die Projektsteuerung insbesondere in der Konzeption, Umsetzung und Weiterentwicklung des Änderungsmanagements, des Berichtswesen und des Qualitäts- und Prozessmanagements.

Ihre Aufgaben

• Änderungsmanagement:
  • Strukturierte Bewertung, Nachverfolgung und transparente Dokumentation aller projektbezogenen Änderungen gegenüber der Werft sowie internen Stakeholdern
  • Weiterentwicklung und Standardisierung des Änderungsmanagementprozesses
  • Koordination von Schnittstellen zwischen Werft, Zuwendungsgeber, PMO, Technik und Controlling

• Berichtswesen:
  • Erstellung, Koordination und Weiterentwicklung des projektweiten Berichtswesens
  • Aufbereitung entscheidungsrelevanter Informationen für interne und externe Stakeholder
  • Unterstützung/Vertretung der PMO-Leitung bei Steuerungs- und Abstimmungsrunden

• Qualitäts- und Prozessmanagement:
  • Unterstützung der Definition der notwendigen internen Projektprozesse in Anlehnung an gängige Standards, z.B. ISO 9001, PMBOK, o.ä.
  • Eigenständige Überwachung und Weiterentwicklung der Qualitätsmanagementstandards im Projekt
  • Qualitätsprüfung und Ablage wichtiger Unterlagen im Rahmen des Projektfortschritts

Ihr Profil

• Hochschulabschluss (Bachelor / FH-Diplom) im Wirtschafts-, Verwaltungs- oder Ingenieurwesen oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Projektmanagement komplexer Vorhaben
• Kenntnisse in Änderungsmanagementprozessen
• Erfahrung im Berichtswesen oder (technischem) Controlling
• Erfahrung im Qualitäts- und Prozessmanagement
• Sicherer Umgang mit MS Office, Dokumentenmanagementsystemen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (ungefähr dem CEFR -Level C1 entsprechend)
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
• Bereitschaft zu Dienstreisen ins europäische Ausland

Wünschenswerte Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen

• Erfahrung mit Power BI

Weitere Informationen

• Kontakt im Arbeitsalltag: überwiegend mit mehr als 5 Personen
• Kommunikation : Nahezu gleichmäßiger Anteil (intern/extern)
  auf folgende Arten

1. Telefonisch: häufig (täglich oder mehrfach wöchentlich)
2. E-Mail: häufig (täglich oder mehrfach wöchentlich)
3. Videokonferenzen (z. B. Webex): häufig (täglich oder mehrfach wöchentlich)
4. Persönlicher Kontakt in Präsenz: häufig (täglich oder mehrfach wöchentlich)

• Bewegung am Arbeitsplatz: selten (überwiegend im selben Raum)
• Dienstreisen: gelegentlich (mehrfach jährlich)
• Expeditionen : fallen nicht an

Bitte beachten Sie, dass die genannten Rahmenbedingungen als Orientierung dienen und je nach konkretem Einsatzbereich variieren können.

Weitere Informationen zur konkreten Stelle erhalten Sie bei Sandra Häusler ( [email protected] ; +49 471 4831-1519).
Bei allgemeinen Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich gerne an Sarah Palme im Recruiting ( [email protected] , +49 471 4831-1853).
In dieser Übersicht finden Sie weitere Ansprechpersonen zu verschiedenen Anliegen.

Die Stelle bis zum 31. Dezemebr 2030 befristet und wird in Vollzeit ausgeschrieben. Die Tätigkeit eignet sich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit. Die Vergütung ist abhängig von Ihrer Qualifikation sowie den Ihnen übertragenen Aufgaben bis Entgeltgruppe 11 möglich und richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund). Der Dienstort ist Bremerhaven .

Wir bieten

• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem international führenden Forschungsinstitut mit Beitrag zum Verständnis von Ozeanen, Klima und Polarregionen
• Ein vielseitiges Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Wissenschaft, Technik und Administration
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten im Umfang von bis zu 50 % der regulären Arbeitszeit
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Jahressonderzahlung gemäß TVöD Bund
• Betriebliche Gesundheitsförderung sowie Firmenfitness mit Hansefit
• Unterstützungsangebote und eine gelebte Kultur zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z. B. durch unser Familienbüro mit Kinderbetreuungsangeboten (z. B. Ferienprogramm) sowie Beratung bei Familien- und Pflegeaufgaben
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Das AWI schätzt Vielfalt und setzt sich aktiv für die Parität von Frauen und Männern und ein chancengerechtes, inklusives und offenes Umfeld ein. Um der Unterrepräsentation von Männern im Bereich der ausgeschriebenen Stelle entgegenzuwirken, sind – im Sinne einer vielfältigen Teamzusammensetzung – Bewerbungen von qualifizierten Männern gleichermaßen ausdrücklich willkommen . Wir sind davon überzeugt, dass diverse Teams und eine Vielzahl von Perspektiven unsere Arbeit und unser Miteinander bereichern. In einem stetigen Lern- und Reflexionsprozess arbeiten wir daran, dass sich all unsere Beschäftigten bei uns entfalten können und zugehörig fühlen. Wir freuen uns auf Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von binären und nicht-binären Geschlechtern, Nationalität, sozio-kultureller Herkunft, Religion, Alter, Behinderung, Neurodivergenz, sexueller Orientierung und anderen Identitäten.

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt.

Über verschiedene Maßnahmen fördern wir gezielt und überzeugt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Sollten Sie Fragen haben, unser Familienbüro ist gerne für Sie da - auch schon vor Ihrem Start am AWI.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Bewerben können Sie sich bis zum 6. August 2026 ausschließlich online. Bitte bewerben Sie sich auf Deutsch – und gerne ohne Foto: Bei uns stehen Ihre Qualifikationen und Erfahrungen im Vordergrund.

Referenznummer: 26/66/D/Verw-b