Verwaltungsassistent (m/w/d)

Das bieten wir

• flexible Arbeitszeit im Rahmen der Gleitzeit
• moderne Home-Office Optionen nach Einarbeitung möglich
• zentrale Lage mit idealer ÖPNV Anbindung
• spannendes Umfeld an einer öffentlichen Hochschule

Worauf du dich immer bei persona service verlassen kannst:

• 50 € monatlich geschenkt für deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
• Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• kostenlose Nachhilfe für deine Kinder auf der Lern- und Nachhilfeplattform Ubimaster
• zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
• exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
• vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

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Stellenbeschreibung

• du bearbeitest die eingehende Post, stempelst diese ab und leitest die Dokumente zeitnah und zuverlässig an die zuständigen Sachbearbeitungen in der Verwaltung weiter
• außerdem übernimmst du umfassende Archivtätigkeiten wie die DSGVO-konforme Bereinigung von Akten sowie die Erstellung von Zweitschriften für Abschlussdokumente wie Zeugnisse und offizielle Urkunden
• des Weiteren unterstützt du bei der Ausfertigung von Abschlussdokumenten und bearbeitest fristgerecht Anträge auf Bachelorthesis sowie Masterthesis für die Studierenden und die beteiligten Fakultäten
• zudem verbuchst du eigenständig Creditpoints für Praxis- und Auslandssemester sowie nachträgliche Modulan- und Modulablehnungen direkt im Campusmanagementsystem unserer Hochschule nach den geltenden Vorgaben
• du prüfst die eingereichten Immatrikulationsanträge vor und bearbeitest anschließend diverse Online-Anträge wie Beurlaubungen oder Exmatrikulationen präzise im Campusmanagementsystem unter Berücksichtigung der internen Richtlinien
• abschließend übernimmst du die Vorprüfung von Anträgen auf Semesterticketbefreiungen und stellst dabei die Einhaltung aller notwendigen Fristen und Regularien für die Studierenden sicher

Anforderungen

• du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare qualifizierte Ausbildung im kaufmännischen Bereich
• zudem bringst du bereits erste fundierte Berufserfahrung in vergleichbaren Verwaltungstätigkeiten mit und bist mit den typischen Abläufen in einem akademischen Umfeld sicher vertraut
• deine sicheren Anwenderkenntnisse in gängigen Mail-Systemen und verschiedenen IT-Anwendungen sowie eine schnelle Auffassungsgabe für komplexe Campusmanagementsysteme zeichnen dich in deinem täglichen Handeln aus
• deine Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift sind für die Kommunikation mit Studierenden und Fakultäten in dieser Position zwingend erforderlich
• weiterhin bringst du ein hohes Maß an Sorgfalt, Organisationsgeschick sowie eine strukturierte Arbeitsweise mit, die dir bei der täglichen Aufgabenbewältigung sehr hilft
• für die Ausübung dieser verantwortungsvollen Position bringst du neben deiner fachlichen Expertise auch eine gültige Arbeitserlaubnis sowie einen festen Wohnsitz in Deutschland mit

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