Office Manager (m/w/d)- Administration & Organisation
Stellenbeschreibung
Die OTC-Gruppe ist ein mittelständisches Unternehmen und seit über 30 Jahren im internationalen Ersatzteilhandel tätig.
Zur Unterstützung in unserem Bremer Büro sucht die OTC International GmbH schnellstmöglich Verstärkung in Teilzeit.
Ihr Aufgabenbereich: Eigenverantwortliches Office Management & Administrative Arbeiten
- Eigenständiges Standort- & Office-Management: Sie steuern vollkommen selbstständig unseren Standort. Dazu gehört die autonome Koordination von externen Dienstleistern, Reinigungskräften und Handwerkern sowie die eigenverantwortliche Materialbeschaffung.
- Autonomes Kreditlimitmanagement: Selbstständige Erstellung, Einreichung und Nachverfolgung von Kreditlimitanträgen in den jeweiligen Portalen, inkl der periodischen Meldungen.
- Selbstständige Arbeitssicherheit, QM-Vorbereitung & Reisen: Eigenverantwortliche Koordination von Betriebsarzt- und Begehungsterminen, Überwachung von Prüffristen (z. B. Feuerlöscher), Organisation von Schulungen, die organisatorische Vorbereitung von QM-Audits sowie die Buchung von Geschäftsreisen und Events.
- Unterstützung in der Finanzadministration & Mahnwesen: In diesem Bereich arbeiten Sie dem Team unterstützend zu. Sie helfen bei der Rechnungsprüfung, erstellen anfallende Weiterbelastungen, unterstützen beim operativen Mahnwesen und arbeiten bei den regelmäßigen Versicherungsmeldungen zu.
Das bringen Sie mit
- Eine erfolgreich kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Eine selbstständige und gut strukturierte Arbeitsweise - Sie treiben Ihre Kernbereiche ganz ohne Aufsicht verlässlich voran.
- Englischkenntnisse in Wort und Schrift (wichtig für Portale, Systeme oder ggf. internationale Absprachen).
- Organisationstalent und Zuverlässigkeit
Was wir Ihnen bieten
- Flexible Teilzeit-Modelle: Planbare, flexible Arbeitszeiten, die sich optimal mit Ihrer persönlichen Work-Life-Balance vereinbaren lassen.
- Echte Eigenverantwortung: Großer Gestaltungsspielraum in Ihren Kernbereichen - Sie arbeiten komplett eigenständig und ohne ständige Aufsicht.
- Sicherer Arbeitsplatz: Ein unbefristetes Anstellungsverhältnis in einem stabilen, krisensicheren Unternehmen.
- Flache Hierarchien: Kurze Dienstwege, direkte Kommunikation und ein hilfsbereites Team
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