Assistenz der Geschäftsführung/-leitung (m/w/d)

Mit der Marke NARZ/AVN aposoft setzen wir, die GfI Gesellschaft für Informations- und Datenverarbeitung mbH, neue Maßstäbe in der Apothekenwelt. Unser Rezept-Abrechnungszentrum verarbeitet jährlich rund 124 Millionen Rezepte. Mit aposoft, unserem führenden Apothekenverwaltungssystem, stehen wir für Spitzentechnologie, Effizienz und höchste IT- und Datensicherheit.

Seit 70 Jahren prägen wir das Gesundheitswesen maßgeblich mit. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie die Zukunft der Apothekenwelt mit!

• Terminkoordination & Kalenderpflege: Sie halten den Kalender der Geschäftsführung/-leitung jederzeit im Griff: terminieren, priorisieren und schützen Zeit dort, wo sie gebraucht wird.
• Reisemanagement: Sie planen und buchen Dienstreisen von A bis Z: Flüge, Hotels, Transfers und kümmern sich um die Reisekostenabrechnung.
• Kommunikationszentrale: Sie bearbeiten die Eingangspost, filtern eingehende Informationen, betreuen die Korrespondenz und stellen einen reibungslosen Informationsfluss sicher.
• Vertraulichkeit & Diskretion: Sie gehen mit sensiblen Informationen aus dem Geschäftsführungsumfeld jederzeit vertrauensvoll und diskret um und sind sich der besonderen Verantwortung in dieser Position bewusst.
• Schnittstellenfunktion: Sie agieren als Drehscheibe zwischen der Geschäftsführung/-leitung und den Fachbereichen, koordinieren abteilungsübergreifende Anliegen und sorgen für einen reibungslosen Informationsaustausch.
• Priorisierung im Leitungsteam: Sie priorisieren Anfragen und Termine selbstständig und vorausschauend, auch wenn Sie mehrere Führungspersonen gleichzeitig unterstützen, und behalten dabei stets den Überblick über deren jeweilige Schwerpunkte.
• Meeting-Management: Sie organisieren und koordinieren Besprechungen, führen professionell Protokoll und verfolgen die Umsetzung von Aufgaben nach.
• Dokumentenmanagement: Sie erstellen, überarbeiten und verwalten Präsentationen, Berichte und Serienbriefe sowie weitere geschäftsrelevante Dokumente und kümmern sich um Ablage, Scannen und eine strukturierte Dokumentenverwaltung.
• Auswertungen & Datenaufbereitung: Sie bereiten Daten und Entscheidungsgrundlagen auf – u. a. mit Pivot-Tabellen in Excel.
• Office-Organisation: Sie sorgen für den reibungslosen Ablauf im Sekretariat, organisieren Veranstaltungen und repräsentieren das Unternehmen gegenüber Gästen, Partnern und am Telefon.
• Projekt-Support: Sie unterstützen bei verschiedenen Projekten und bereiten Entscheidungsgrundlagen vor.

Fachliche Qualifikation:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Europasekretär/-in) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Souveräner Umgang mit MS-Office: Excel (inkl. geübtem Umgang mit Pivot-Tabellen), Word (inkl. sicherem Umgang mit Serienbriefen), PowerPoint und Outlook
• Sicherer Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln und Bürosoftware
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Perfekt wird es mit:

• Erfahrung im Gesundheitswesen oder der IT-Branche
• Kenntnissen in Projektmanagement-Tools
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen und Events

Persönliche Stärken:

• Ausgeprägtes Organisationstalent und selbstständige, vorausschauende Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion und Loyalität
• Professionelles und souveränes Auftreten gegenüber Führungskräften, Geschäftspartnern und Kunden
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Serviceorientierung
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten
• Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität
• Teamfähigkeit und Flexibilität

• Verantwortungsvolle Position: Zentrale Rolle mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung/-leitung und Einblick in alle Unternehmensbereiche.
• Gestaltungsspielraum: Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und zu optimieren.
• Zusatzleistungen: Weihnachts- und Urlaubsgeld, vermögenswirksame Leistungen sowie betriebliche Altersvorsorge.
• Benefits & Mobilität: Wahl zwischen kostenloser Mitgliedschaft im Fitnessstudio (EGYM Wellpass) oder einer Sachbezugskarte mit 40 € steuerfreiem Gehaltsextra pro Monat sowie BusinessBike Fahrradleasing.
• Verpflegung: Eigene Kantine mit täglich frischem Mittagessen und Frühstück sowie Snacks.

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