Executive Assistant (m/f/d)

Stellenbeschreibung

Über die Stelle

Wir suchen eine erfahrene, äußerst gut organisierte und diskrete Assistenz der Geschäftsleitung (m/f/d), der/die unsere Führungskräfte umfassend geschäftlich und privat unterstützt. Du bist die rechte Hand der Führungskraft: Du verwaltest deren Zeit, koordinierst Reisen und Termine, kümmerst dich um vertrauliche Angelegenheiten und erledigst persönliche Aufgaben, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Hauptaufgaben

• Terminverwaltung: Verwaltung komplexer, sich häufig ändernder Terminkalender; Planung und Priorisierung von Besprechungen über verschiedene Zeitzonen hinweg.
• Reisekoordination: Planung und Buchung von Inlands- und Auslandsreisen, einschließlich Flügen, Hotels, Bodentransporten, Visa und detaillierter Reisepläne.
• Unterstützung bei Besprechungen: Vorbereitung von Tagesordnungen, Informationsunterlagen und Präsentationen; Protokollführung und Nachverfolgung von Aktionspunkten.
• Kommunikation: Als erster Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder fungieren; Anrufe filtern, Korrespondenz verwalten sowie E-Mails und Dokumente entwerfen.
• Persönliche Unterstützung: Persönliche Angelegenheiten der Führungskraft regeln, wie Termine, Reservierungen, Geschenke, häusliche oder familiäre Belange sowie private Besorgungen.
• Unterstützung bei Veranstaltungen: Bei der Organisation von Geschäftsveranstaltungen, Führungskräfte-Dinners, Vorstandssitzungen und VIP-Besuchen helfen.
• Spesen- und Budgetverwaltung: Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen sowie Überwachung der Budgets im Zusammenhang mit dem Büro der Führungskraft.
• Teamkoordination: Enge Zusammenarbeit mit Fahrern, Sicherheitspersonal, der Büroverwaltung und anderen Assistenten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
• Vertraulichkeit: Umgang mit sensiblen geschäftlichen und persönlichen Informationen mit absoluter Diskretion.
• Flexibilität: Bei Bedarf auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten verfügbar sein und gelegentlich mit der Führungskraft reisen.

Anforderungen

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent/in der Geschäftsleitung zur Unterstützung von C-Level- oder leitenden Führungskräften.
• Nachgewiesene Erfahrung als persönlicher Assistent/in, der/die sowohl berufliche als auch private Angelegenheiten regelt.
• Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu bewältigen.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und/oder Google Workspace.
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, gepaart mit einem gewandten und professionellen Auftreten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, vertrauliche Informationen absolut diskret zu behandeln.
• Gültiger Reisepass und Reisebereitschaft.

Von Vorteil

• Deutschkenntnisse.
• Erfahrung in einem internationalen Unternehmen.
• Erfahrung mit Reisebuchungstools und Spesenabrechnungssystemen (z. B. SAP Concur).
• Hintergrund im Eventmanagement oder im Gastgewerbe.
• Gültiger Führerschein (Klasse B).
• Ein Abschluss oder eine Zertifizierung in Betriebswirtschaft oder Büromanagement.

Persönliche Eigenschaften

• Proaktiv: antizipiert Bedürfnisse und löst Probleme, bevor sie entstehen.
• Du bleibt auch unter Druck ruhig und gelassen und passt sich schnell an kurzfristige Änderungen an.
• Vertrauenswürdig, loyal und äußerst diskret.
• Detailorientiert mit hervorragender Durchsetzungskraft.
• Serviceorientiert, mit ausgeprägten zwischenmenschlichen Fähigkeiten und einer positiven Einstellung