Secrétaire au service des cours et accueil (H/F/D)

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Sekretariat

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Institut français d'Allemagne

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

Missions

Sous l’autorité de la direction des cours, le/la secrétaire au service des cours et de l’institut exécute principalement les missions et activités suivantes :

Général

• Accueillir, orienter, renseigner le public, gérer et transférer les flux d’appels téléphoniques, suivi des demandes E-Mail.
• Assurer une assistance logistique et administrative (traitement de fichiers, de données, ponctuellement traductions simples …) ;
• Informer les publics sur les événements de l’Institut ;
• Prise de RDV pour locations et visite d’espaces
• Actualisation d’informations sur site internet IF et sites partenaires

Cours

• Accueil et inscription des élèves aux cours
• Suivi administratif des cours de langue : saisie et mise à jour des fiches clients ; vérification des inscriptions automatiques ; suivi des listes de présence ; émission d’attestations de participation ; préparation de dossiers de remboursement ; etc…
• Gestion des cours sur plateformes internes
• Vérification des paiements ; envoi de lettres de rappels ; gestion des réponses aux demandes des élèves ; orientation des élèves
• Suivi de la facturation des enseignants travailleurs indépendants
• Actualisation et contrôle des emplois du temps et du tableau de suivi d‘occupation des salles commun
• Communication interne d’informations concernant les cours

Profil

• Sens de l’accueil, goût du contact
• Discrétion, courtoisie, fiabilité et ponctualité
• Bnne rédaction et expression orale
• Bonne aisance avec les outils informatiques
• Très bonne connaissance de l’allemand et bonne connaissance du français à l’oral et à l’écrit