Büroassistenz Reisemanagement (m/w/d)

Das bieten wir

• betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• flexible Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf
• umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur persönlichen Entwicklung
• betriebliches Gesundheitsmanagement und Sportangebote für die Belegschaft
• gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr sowie Jobticket-Optionen
• modern ausgestattete Arbeitsplätze in einem innovativen Forschungsumfeld

Worauf Du Dich immer bei persona service verlassen kannst:

• 50 € monatlich geschenkt für Deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
• Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• kostenlose Nachhilfe für Deine Kinder auf der Lern- & Nachhilfeplattform Ubimaster
• zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
• exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
• vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

Stellenbeschreibung

• Du übernimmst die vollumfängliche Überprüfung sowie die fachgerechte Bearbeitung aller eingehenden Dienstreiseanträge der Mitarbeitenden innerhalb des genutzten SAP-Systems unter Einhaltung interner Richtlinien
• zudem bist Du verantwortlich für die detaillierte Organisation sämtlicher Dienstreisen unter strikter Berücksichtigung der komplexen gesetzlichen Vorgaben des aktuellen Bundesreisekostengesetzes für eine rechtssichere Abwicklung
• weiterhin betreust Du die Mitarbeitenden bei der individuellen Reiseplanung im Inland und buchst eigenständig alle notwendigen Reisemittel wie Bahnverbindungen, Flüge, Mietwagen sowie passende Hotels
• die Terminverwaltung des gesamten Fuhrparkmanagements gehört ebenfalls zu Deinen Aufgaben, wobei Du die Koordination von Wartungen und Fahrzeugbelegungen für einen reibungslosen Ablauf sicherstellst
• im Rahmen Deiner Tätigkeit unterstützt Du die Reisenden bei allen auftretenden Fragen zur Abrechnung und sorgst für eine transparente Kommunikation zwischen den verschiedenen Fachabteilungen
• abschließend verantwortest Du die korrekte Dokumentation aller Reisevorgänge in SAP und trägst somit maßgeblich zur Optimierung der administrativen Prozesse innerhalb der gesamten Verwaltung bei

Anforderungen

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung als Tourismuskaufmann (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder Hotelkaufmann (m/w/d) und verfügst über fundierte praktische Erfahrung im Bereich Reisemanagement
• zudem verfügst Du über einschlägige Berufserfahrung in der eigenständigen Reiseorganisation sowie fundierte Kenntnisse in der Anwendung des Bundesreisekostengesetzes für die öffentliche Verwaltung oder ähnliche Institutionen
• Deine sicheren Kenntnisse in den IT-Skills SAP Concur sowie im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen zeichnen Dich bei der täglichen Bearbeitung komplexer Verwaltungsvorgänge besonders aus
• Du verfügst über Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift sowie fließende Englischkenntnisse für die professionelle Kommunikation mit den Kunden und den internationalen Partnern
• weiterhin bringst Du ein hohes Maß an Organisationsgeschick und eine ausgeprägte Kommunikationsstärke mit, um die verschiedenen Anforderungen der Reisenden stets freundlich und lösungsorientiert zu bearbeiten
• abschließend bist Du ein motivierter Teamplayer und arbeitest jederzeit absolut selbstständig, strukturiert sowie mit einer sehr hohen Präzision bei der Erfassung und Prüfung vertraulicher Reisedaten

Jetzt bewerben