Sekretariat für Kurse und Empfang des Instituts français in Bremen

Das Institut Français d'Allemagne (IFA) an der französischen Botschaft in Berlin ist die offizielle kulturelle Vertretung des französischen Staates. Seit mehr als 50 Jahren hat sie sich auf den Französischunterricht für die breite Öffentlichkeit, Unternehmen und Institutionen spezialisiert.
Die Aufgabe des Institut Français, Standort Bremen in der Contrescarpe 19 ist die Förderung der französischen Sprache und Kultur in Bremen und Niedersachsen.

Es bietet auch Kurse an, die an die spezifischen Bedürfnisse jedes Publikums angepasst sind, Prüfungen und Zertifizierungen (DELF/DALF) und stellt dem Publikum eine Mediathek zur Verfügung, die reich an Schrift-, Audio- und Multimediadokumenten ist, sowie die wichtigsten Titel der französischen Presse.

Aufgaben

Unter der Aufsicht der Kursleitung führt der/die Sekretär/in hauptsächlich folgende Aufgaben und Tätigkeiten aus:

Allgemein
- Empfang, Orientierung, Auskunftserteilung an das Publikum, Verwaltung und Weiterleitung der Telefonanrufe, Bearbeitung von E-Mail-Anfragen.
- Logistische und administrative Unterstützung (Bearbeitung von Dateien, Daten, gelegentlich einfache Übersetzungen ...);
- Weitergabe von Informationen über die Veranstaltungen des Instituts;
- Vereinbarung von Terminen für die Vermietung und Durchführung der Besichtigung von Räumen.
- Aktualisierung von Informationen auf der IF-Website und auf Partner-Websites.

Kurse
- Empfang und Einschreibung der Teilnehmer für die Kurse
- Administrative Betreuung der Sprachkurse: Erfassung und Aktualisierung der Kundenkarten; Überprüfung der automatischen Anmeldungen; Verfolgung der Anwesenheitslisten; Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen; Vorbereitung von Rückerstattungsunterlagen; etc.
- Überprüfung der Zahlungen; Versand von Mahnungen; Verwaltung der Antworten; Weiterleitung an den richtigen Kurs.
- Kursverwaltung aus allen internen Plattformen
- Überwachung der Rechnungsstellung für selbstständige Lehrkräfte.
- Aktualisierung und Kontrolle der Stundenpläne und des gemeinsamen Raumbelegungskalender.
- Interne Kommunikation von Informationen zu den Kursen

Anforderungen

- Gastfreundlichkeit, Kontaktfreundigkeit
- Diskretion, Höflichkeit, Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
- Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise
- Gute Gewandtheit im Umgang mit IT-Tools
- Sehr gute Deutschkenntnisse und solide Französischkenntnisse in Wort und Schrift

Allgemeine Informationen

Feste Arbeitszeiten, die der Öffnungszeiten des Empfanges entsprechen, 5-Tage Woche